Chính sách bảo mật

Giới thiệu

AutoMeet là nền tảng webinar tự động tại Việt Nam, được phát triển cho coach, chuyên gia đào tạo, diễn giả, người bán khóa học online và chủ doanh nghiệp. Người dùng có thể quay một bài thuyết trình, tải video lên hệ thống, đặt lịch phát, tạo trang đăng ký, gửi lời nhắc qua kênh nhắn tin được kết nối hoặc email, theo dõi hành vi tham dự và tạo cơ hội chăm sóc bán hàng.

Chính sách này giải thích dữ liệu nào được thu thập, vì sao dữ liệu được sử dụng, dữ liệu có thể được chia sẻ với ai và cách bạn thực hiện quyền của mình. Chính sách áp dụng cho website https://automeet.vn, các trang đăng ký webinar, phòng xem webinar và dịch vụ AutoMeet liên quan.

AutoMeet được xây dựng và vận hành bởi đội ngũ Tú Marketing, gồm Tú Marketing (CEO/Cofounder), Ngọc Thuận (Cofounder - Lập trình) và Nguyễn Minh Khiêm (Chuyên gia Facebook Ads). Trong chính sách này, “AutoMeet”, “chúng tôi” hoặc “của chúng tôi” là nền tảng và đội ngũ vận hành nền tảng.

Dữ liệu chúng tôi thu thập

Loại dữ liệu phụ thuộc vào việc bạn là người dùng nền tảng, người xem webinar hay chỉ truy cập website. Chúng tôi cố gắng thu thập những thông tin cần thiết cho mục đích đã nêu, không thu thập dữ liệu nhạy cảm không liên quan đến dịch vụ.

Mục đích sử dụng dữ liệu

1. Cung cấp dịch vụ: tạo và bảo vệ tài khoản, vận hành không gian làm việc, phát webinar theo lịch, hiển thị phòng xem, chat, CTA và báo cáo.
2. Gửi thông tin giao dịch: xác nhận đăng ký, thông báo lịch xem, nhắc trước khoảng 60 phút và 15 phút, thông báo khi webinar bắt đầu hoặc thay đổi lịch.
3. Gửi tin nhắn qua kênh được kết nối: khi host chủ động kết nối một dịch vụ nhắn tin và bật kịch bản, hệ thống dùng dữ liệu cần thiết để nhắc lịch, mời tham dự và follow-up theo mốc đã cài đặt.
4. Phân tích hành vi: giúp host biết ai đã đăng ký, ai tham dự, xem trong bao lâu, chat hoặc click CTA để ưu tiên chăm sóc phù hợp. Những dữ liệu này không được dùng để kết luận tuyệt đối về ý định mua của một cá nhân.
5. Cải thiện sản phẩm: phát hiện lỗi, bảo vệ an toàn hệ thống, đo hiệu năng, cải thiện luồng đăng ký, phòng xem và trải nghiệm trên desktop/mobile.
6. Thông tin khuyến mãi: chỉ gửi khi bạn đã đồng ý nhận hoặc có căn cứ hợp lệ khác theo quy định. Bạn có thể rút lại lựa chọn bất kỳ lúc nào.

Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp với quy mô, loại dữ liệu và rủi ro của dịch vụ. Các biện pháp hiện có gồm kết nối HTTPS/TLS cho việc truyền dữ liệu, kiểm soát xác thực và phân quyền truy cập, tách dữ liệu vận hành khỏi giao diện công khai, bảo vệ thông tin xác thực bằng biến môi trường và hạn chế quyền truy cập nội bộ theo nhu cầu công việc.

Hạ tầng dịch vụ sử dụng các nhà cung cấp kỹ thuật phù hợp cho lưu trữ, xử lý dữ liệu, phân phối nội dung và gửi thông báo. Chúng tôi theo dõi tình trạng dịch vụ, lỗi và các dấu hiệu bất thường để xử lý sự cố. Nội dung video và dữ liệu host cung cấp không được công khai mặc định chỉ vì đã tải lên AutoMeet; quyền hiển thị phụ thuộc cấu hình webinar và quyền truy cập.

Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ nào an toàn tuyệt đối. Bạn nên dùng mật khẩu riêng, không chia sẻ token/phương thức truy cập phòng và chỉ tải lên nội dung mà bạn có quyền sử dụng.

Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba

AutoMeet không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân để lấy tiền. Chúng tôi chỉ chia sẻ phần dữ liệu cần thiết với các nhóm nhà cung cấp kỹ thuật để cung cấp chức năng, bảo mật, gửi thông báo hoặc đo lường lưu lượng. Chính sách này mô tả theo nhóm dịch vụ, không công khai tên hoặc chi tiết hạ tầng của từng nhà cung cấp. Các nhóm dịch vụ hiện có gồm:

• Hạ tầng lưu trữ và xử lý: vận hành máy chủ, cơ sở dữ liệu, lưu trữ tệp, sao lưu và bảo vệ dịch vụ.
• Dịch vụ gửi email: gửi email giao dịch, xử lý trạng thái email không gửi được và phản hồi liên quan đến email.
• Dịch vụ nhắn tin: gửi tin nhắn nhắc lịch, mời tham dự và chăm sóc khi host chủ động kết nối, cấu hình và bật chức năng.
• Công cụ đo lường và phân tích: đo lưu lượng, hiệu quả trang và sự kiện truy cập theo cấu hình website.
• Dịch vụ nội dung bên ngoài: cung cấp video hoặc nội dung được nhúng trên một số trang công khai.

Đối tác xử lý dữ liệu theo điều khoản và chính sách riêng của họ. Trong trường hợp pháp luật, cơ quan có thẩm quyền hoặc yêu cầu bảo vệ an toàn hệ thống bắt buộc, chúng tôi có thể cung cấp thông tin trong phạm vi cần thiết và phù hợp pháp luật. Khi host chủ động xuất dữ liệu hoặc kết nối công cụ khác, việc chia sẻ đó cũng phải tuân theo cấu hình và trách nhiệm của host.

Cookie và công nghệ theo dõi

AutoMeet có thể dùng cookie, session và bộ nhớ trình duyệt để duy trì đăng nhập, bảo vệ phòng xem, ghi nhớ lựa chọn và giúp dịch vụ hoạt động ổn định. Đây là các công nghệ cần thiết cho chức năng cốt lõi, không phải công cụ để bán hồ sơ cá nhân.

Trên các trang công khai, AutoMeet có thể sử dụng mã đo lường và công cụ phân tích để hiểu lưu lượng, hiệu quả nội dung và sự kiện truy cập. Một số nội dung bên ngoài có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự khi bạn tương tác. Bạn có thể xóa hoặc chặn cookie trong trình duyệt; một số chức năng như đăng nhập, đăng ký hoặc phòng xem có thể không hoạt động đầy đủ sau khi chặn cookie cần thiết.

Quyền của người dùng

Tùy vai trò, mối quan hệ và quy định áp dụng, bạn có thể yêu cầu chúng tôi:

• Cho biết dữ liệu cá nhân nào đang được xử lý và mục đích xử lý.
• Sửa thông tin không chính xác hoặc cập nhật thông tin đã thay đổi.
• Xóa dữ liệu cá nhân khi dữ liệu không còn cần thiết hoặc khi có căn cứ hợp lệ.
• Rút lại đồng ý nhận thông tin khuyến mãi qua email hoặc kênh nhắn tin đã kết nối.
• Yêu cầu hạn chế hoặc phản đối một hoạt động xử lý trong trường hợp phù hợp.

Với dữ liệu người xem/lead được thu thập trong một webinar cụ thể, bạn nên liên hệ trước với host hoặc đơn vị tổ chức webinar vì họ thường là bên quyết định nội dung, mục đích chăm sóc và danh sách người nhận. AutoMeet sẽ phối hợp xử lý yêu cầu hợp lệ trong phạm vi dữ liệu chúng tôi đang lưu giữ. Chúng tôi có thể yêu cầu xác minh danh tính để tránh xóa hoặc cung cấp dữ liệu nhầm người.

Một số dữ liệu có thể cần được giữ lại trong thời gian hợp lý để hoàn tất giao dịch, giải quyết tranh chấp, ngăn gian lận, bảo vệ an toàn hoặc đáp ứng nghĩa vụ pháp lý. Khi không thể đáp ứng toàn bộ yêu cầu, chúng tôi sẽ giải thích phần giới hạn trong phạm vi phù hợp.

Lưu trữ dữ liệu

Theo cấu hình hiện tại, dữ liệu dịch vụ được lưu trữ trên hạ tầng đám mây tại Singapore. Việc sử dụng AutoMeet có thể liên quan đến việc truyền và xử lý dữ liệu xuyên biên giới bởi các nhà cung cấp kỹ thuật theo nhóm dịch vụ được nêu trong chính sách này.

Không có một thời hạn duy nhất cho mọi loại dữ liệu. Dữ liệu tài khoản, cấu hình chiến dịch, video và lịch phát được lưu trong thời gian tài khoản hoặc dịch vụ còn hoạt động, hoặc lâu hơn nếu cần để hoàn tất yêu cầu của host. Dữ liệu đăng ký, tham dự, chat, click CTA và nhật ký gửi email/kênh nhắn tin được lưu theo nhu cầu vận hành, đối soát, hỗ trợ, an toàn và nghĩa vụ pháp lý của từng luồng.

Khi dữ liệu không còn cần thiết, chúng tôi sẽ xóa, ẩn danh hoặc ngừng sử dụng theo quy trình phù hợp. Bản sao lưu có thể còn tồn tại trong một khoảng thời gian giới hạn trước khi được ghi đè; dữ liệu trong nhật ký chống lạm dụng hoặc bằng chứng hủy nhận có thể được giữ ở mức tối thiểu để tôn trọng yêu cầu từ chối nhận thông tin và bảo vệ hệ thống.

Email và tin nhắn

AutoMeet ưu tiên email giao dịch, không gửi spam. Các email có thể gồm xác nhận đăng ký, thông tin lịch xem, nhắc trước 60 phút, nhắc trước 15 phút, thông báo webinar bắt đầu, thay đổi cần thiết liên quan đến dịch vụ và hỗ trợ tài khoản. Mỗi email nên có thông tin nhận diện rõ ràng; nếu bạn không đăng ký hoặc không yêu cầu email, bạn có thể bỏ qua và liên hệ để chúng tôi kiểm tra.

Email giao dịch được gửi qua nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp với từng luồng. Email được gửi từ domain AutoMeet với các cơ chế xác thực tên miền và chống giả mạo phù hợp. Trạng thái email không gửi được và phản hồi liên quan được tiếp nhận tự động để hạn chế gửi lại tới địa chỉ không nhận được email. Email khuyến mãi chỉ được gửi khi bạn đã đồng ý nhận.

Bạn có thể hủy email khuyến mãi qua liên kết hủy nhận trong email hoặc gửi yêu cầu cho chúng tôi. Với tin nhắn qua kênh bên ngoài, bạn có thể yêu cầu host hoặc AutoMeet dừng gửi theo thông tin liên hệ ở cuối chính sách. Việc hủy nhận thông tin khuyến mãi không nhất thiết dừng các thông báo giao dịch bắt buộc để cung cấp dịch vụ; nếu muốn dừng cả nhắc webinar, bạn có thể hủy đăng ký hoặc yêu cầu đơn vị tổ chức hỗ trợ.

Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách để phản ánh thay đổi về sản phẩm, nhà cung cấp, cách xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp lý. Bản mới sẽ được đăng tại trang này cùng ngày hiệu lực mới. Nếu thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến quyền hoặc cách dữ liệu được sử dụng, chúng tôi sẽ cố gắng thông báo bằng phương thức phù hợp, chẳng hạn thông báo trên website hoặc email dịch vụ.

Việc tiếp tục sử dụng AutoMeet sau ngày hiệu lực của bản cập nhật có nghĩa là bạn đã đọc chính sách mới trong phạm vi pháp luật cho phép. Nếu không đồng ý, bạn có thể dừng sử dụng dịch vụ và liên hệ để hỏi về việc xuất, xóa hoặc xử lý dữ liệu.

Liên hệ

Nếu bạn có câu hỏi về chính sách, muốn xem, sửa hoặc xóa dữ liệu cá nhân, hoặc muốn hủy nhận email hoặc tin nhắn qua kênh đã kết nối, hãy liên hệ:

Chúng tôi sẽ tiếp nhận, xác minh và phản hồi trong thời gian hợp lý tùy độ phức tạp của yêu cầu. Nếu dữ liệu thuộc một host cụ thể, chúng tôi có thể hướng dẫn bạn liên hệ đúng đơn vị tổ chức trước để xử lý nhanh hơn.